L’orthodontie est exercée par un chirurgien-dentiste spécialisé, et son agenda ne ressemble à aucun autre cabinet dentaire. Un traitement s’étale sur un à deux ans, avec des rendez-vous courts et rapprochés. Le téléphone y est fait de reports, de décalages et de questions sur un appareil, appels le plus souvent passés par un parent pour un enfant. Vocalyse décharge le secrétariat de ce flux répétitif sans lui faire perdre le fil du traitement.
Un réglage prend quinze à vingt minutes, et la file des patients suivis se renouvelle toutes les quatre à six semaines. Un créneau non repourvu ne se rattrape pas, il décale la suite du traitement.
Le patient est souvent mineur, et la personne au téléphone porte parfois un autre nom que lui. La demande doit être rattachée au bon dossier, celui de l’enfant, sans faire épeler trois fois.
Vacances scolaires, examens, déménagement : un traitement long accumule les demandes de décalage. Prises une par une au téléphone, elles occupent le secrétariat sans rien produire d’autre qu’une nouvelle date.
L’assistant téléphonique IA prend en charge les demandes courantes adressées à un cabinet d’orthodontie. Vous décidez motif par motif de ce qu’il traite seul et de ce qui vous revient. Rien n’est confié par défaut.
C’est un standard téléphonique qui ne met personne en attente, et un agent vocal qui écrit dans vos outils au lieu de laisser un message à traiter.
L’urgence d’abord, et jamais d’évaluation médicale. Un fil qui blesse, une attache décollée ou une gouttière cassée ne relèvent pas de l’urgence vitale, mais ne peuvent pas attendre le prochain réglage. Ces situations sont reconnues pendant l’appel et traitées selon la consigne que vous fixez : créneau court dédié, conseil d’attente ou transfert au praticien.
Vocalyse écrit aujourd’hui dans Orthalis, LogoSW et Julie. Le rendez-vous de réglage apparaît dans l’agenda que vous consultez déjà, avec la bonne durée et rattaché au dossier du patient suivi, même quand l’appel vient d’un parent.
Elle demande le nom du patient suivi, et non celui de la personne qui appelle. C’est un cas prévu au paramétrage, parce qu’il est majoritaire en orthodontie : une solution qui suppose que l’appelant est le patient échoue dès le premier appel.
Elles viennent de votre paramétrage. Un réglage, une pose d’appareil et une première consultation n’occupent pas le même temps, et chaque motif porte sa durée propre.
Oui, acte par acte. Beaucoup de cabinets lui confient les réglages et les reports, et gardent la main sur les premières consultations et les poses d’appareil dentaire, qui engagent un plan de traitement.
Sur les questions pratiques, oui : port des élastiques, entretien d’une gouttière, conduite à tenir si un aligneur est perdu, délai avant le prochain réglage. Ce sont des réponses que vous écrivez à l’avance. Tout ce qui touche au déroulé du traitement lui-même reste au praticien.
Pour comprendre ce qu’une IA gère dans un secrétariat et ce qui reste humain, voir le secrétariat médical IA. Sur la comparaison avec un télésecrétariat externalisé, voir le télésecrétariat IA médical, et sur la mise en place l’assistant téléphonique IA médical.
Sur vos motifs, votre agenda et votre logiciel métier.
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