L’IA qui automatise les appels de votre établissement de santé.
Une solution qui décroche, rappelle vos patients, et gère chaque rendez-vous dans votre logiciel métier.
Essai gratuit · Sans changer de logiciel · Données hébergées en France
Cabinet du Dr Lemoine, bonjour. Je suis l’assistante virtuelle, comment puis-je vous aider ?
Bonjour, je voudrais reporter mon rendez-vous de jeudi.
Bien sûr. J’ai une place lundi 14 h ou mardi 9 h 30. Laquelle vous convient ?
Lundi 14 h, parfait.
Aucune intervention du secrétariat
La suite de l’appel
Et dans votre agenda, pendant ce temps.
Le report est enregistré pendant l’appel, directement dans votre agenda. Aucune ressaisie pour votre équipe.
- 01
L’appel
Le patient souhaite reporter son rendez-vous de jeudi.
- 02
Le choix
L’IA consulte les disponibilités en temps réel et le patient confirme le créneau qui lui convient.
- 03
L’agenda
Le rendez-vous est repositionné au lundi et le créneau du jeudi est immédiatement libéré.
Déjà en service
Parmi les premiers acteurs du télésecrétariat IA à destination des professionnels de santé en France, Vocalyse répond chaque jour dans des cabinets de toutes tailles, du praticien seul au centre de plusieurs spécialités.
Compatible avec votre logiciel
On se branche sur l’existant : ni migration, ni double saisie, ni changement d’habitude pour votre équipe.
En service en quelques jours
Vous gardez la main sur ce que l’IA a le droit de faire, acte par acte, motif par motif.
Solution
Le secrétariat médical augmenté par l’IA.
Un assistant téléphonique IA qui traite les appels entrants et sortants de votre cabinet, quelle que soit votre spécialité. Un standard téléphonique qui ne met personne en attente, et un agent vocal qui agit dans vos outils au lieu de prendre un message.
Pour savoir quelles tâches passent à la machine et lesquelles restent humaines, voir le secrétariat médical IA.
Répond à chaque appel
01Aucune sonnerie dans le vide, aucune attente : Vocalyse décroche dès la première seconde, même quand plusieurs patients appellent en même temps.
Jeudi 9 h 30 vers lundi 14 hdéplacé
Tient votre agenda
02Prise, report, annulation et rappel de rendez-vous, écrits en temps réel dans votre logiciel métier. Pas de double saisie, pas de trou dans le planning.
Rappelle vos patients
03Appels sortants, SMS et WhatsApp avant chaque rendez-vous, pour que les créneaux libérés le soient assez tôt pour être repris.
Résumé de l’appel
Douleur depuis la nuit, côté droit, ne cède pas aux antalgiques. Demande à être vue aujourd’hui.
Transféré en 6 s · transcription complète jointe
Transmet ce qui compte
04Une douleur, une demande sensible, une situation qui ne peut pas attendre : l’appel est identifié et transféré à la bonne personne, tout de suite.
Spécialités
Un standard qui parle le langage de votre spécialité.
Les motifs, les urgences et les durées de rendez-vous ne se ressemblent pas d’un cabinet à l’autre. Vocalyse est paramétré sur les vôtres.
Cabinet dentaire
Reprendre les créneaux libérés à temps
Orthodontie
Tenir un traitement au long cours
Médecine générale
Absorber les pics d’appels du matin
Médecin spécialiste
Filtrer les demandes avant le rendez-vous
Ophtalmologie
Répondre malgré des délais tendus
Imagerie médicale
Transmettre les consignes avant l’examen
Laboratoire d’analyses
Orienter sans faire patienter
Kinésithérapie
Tenir un planning à séances répétées
Orthophonie
Tenir la liste d’attente sans couper les séances
Podologie
Prioriser les patients fragiles
Gynécologie
Une écoute disponible à toute heure
Cardiologie
Distinguer l’urgent du programmé
Dermatologie
Trier les demandes face à un agenda complet
Pédiatrie
Répondre aux parents, même en pleine épidémie
ORL
Reconnaître ce qui ne peut pas attendre
Psychiatrie
Une ligne sobre pour des appels sensibles
Centre et maison de santé
Orienter vers le bon professionnel
Clinique et hôpital
Trier avant de transférer au bon service
Cabinet infirmier
Répondre pendant la tournée
Sage-femme
Une ligne pour les inquiétudes du soir
Et quand votre organisation n’entre dans aucune case, on la développe.
Un centre d’imagerie ne trie pas ses appels comme un cabinet dentaire. Lorsque votre arborescence conversationnelle sort des schémas courants, nous la construisons sur mesure : les motifs, les questions posées, les règles de tri, les cas particuliers, les personnes vers qui transférer. C’est ce qui permet à Vocalyse de tenir aussi bien la ligne d’un praticien seul que celle d’un établissement à plusieurs services.
Résultats
Un effet mesurable sur l’organisation du cabinet.
- 3×
- moins cher qu’un télésecrétariat externalisé
- +20 %
- de rendez-vous pris
- 3 h
- gagnées par jour et par secrétaire
- 50 %
- de rendez-vous non honorés en moins
- 0 s
- d’attente pour le patient, 24 h/24
Au quotidien
Ce que Vocalyse gère pour vous, chaque jour.
Cinq familles de demandes couvrent l’essentiel de ce qui arrive sur votre ligne. Vous décidez lesquelles l’IA traite seule.
- 01
Rendez-vous
Prise, modification, annulation et rappel du rendez-vous, avec création de la fiche patient quand elle n’existe pas encore.
- 02
Questions
Horaires, adresse, tarifs, préparation d’un examen : la réponse est donnée, pas notée pour plus tard.
- 03
Urgences
La situation qui ne peut pas attendre est reconnue et transférée au bon interlocuteur.
- 04
Prise en charge
Les demandes administratives sont classées et vous arrivent triées, pas en vrac.
- 05
Confirmations par appel
Vocalyse rappelle le patient avant son rendez-vous, en plus du SMS, jusqu’à obtenir une réponse claire.
Appels sortants
Un SMS ne suffit pas à confirmer.
Un message peut partir sans être lu : le patient ne vient pas et le créneau est perdu. Obtenir une réponse demande un appel. C’est ce que Vocalyse fait à votre place, jusqu’à trois fois, sans mobiliser votre secrétariat.
- Prise
SMS de confirmation
Envoyé dès la prise du rendez-vous, pour que la date soit posée.
- J-2
Rappel SMS ou WhatsApp
Sur le canal que le patient lit vraiment, 48 h avant.
- J-1
1 à 3 appels sortants
Vocalyse appelle jusqu’à obtenir une réponse claire, et libère le créneau assez tôt pour le reproposer.
Secrétariat augmenté
Votre secrétariat n’est pas remplacé. Il est déchargé.
Le téléphone qui sonne pendant qu’un patient attend au comptoir oblige le secrétariat à choisir entre les deux. Vocalyse absorbe les appels répétitifs et laisse à votre équipe ce qu’une machine ne fera jamais : l’accueil, le soin de la relation, les situations délicates.
- Fin des interruptions permanentes
- Le comptoir n’est plus coupé par le téléphone.
- Plus de pile d’appels à rappeler
- Ce qui arrive hors horaires est traité, pas empilé.
- Des journées qui finissent à l’heure
- Les confirmations de la semaine ne se font plus le soir.
Pilotage
Vous gardez la main sur chaque appel.
Chaque conversation est transcrite, résumée et classée. Vous voyez ce qui a été demandé, ce qui a été fait, et ce qui attend votre décision.
Appels traités
1 248
+12 %
Appels décrochés
100 %
0 manqué
Rendez-vous pris
312
+8 %
Temps rendu au secrétariat
24 h
ce mois-ci
Volume d’appels
14 derniers joursMotifs d’appel
Derniers appels
Mise à jour en directTrois étapes, quelques jours.
Connexion
On se branche sur vos outils existants : logiciel métier, agenda, téléphonie.
Configuration
Vous choisissez les motifs, les durées et ce que l’IA a le droit de faire.
Automatisation
Vocalyse prend les appels et les confirmations, 24 h/24, 7 j/7.
Confiance
Des données de santé qui ne quittent pas la France.
Hébergement certifié HDS, conformité RGPD, accès tracés, authentification du patient avant toute action sur son dossier.
HDS
Hébergeur de données de santé
RGPD
Conformité et registre des traitements
France
Infrastructure opérée en France
Transfert humain
Repli vers votre ligne à tout moment
Nos offres
Adaptées à la taille du cabinet, sans engagement de volume caché.
Starter
Cabinet d’un praticien
50 €/ mois
≈ 250 appels par mois inclus
7 jours d’essai gratuit
- Gestion des appels entrants
- Intégration à votre logiciel métier
- Support technique inclus
- Appels sortants de confirmation en option
Essentiel
Cabinets de 1 à 3 praticiens
100 €/ mois
≈ 500 appels par mois inclus
14 jours d’essai gratuit
- Gestion des appels entrants
- Intégration à votre logiciel métier
- Support technique inclus
- Appels sortants de confirmation
Sur-mesure
Cabinets de 4 praticiens et plus
Sur devis
Volume d’appels illimité
14 jours d’essai gratuit
- Tout le pack Essentiel
- Personnalisation de la voix
- Personnalisation avancée des scénarios
- Support prioritaire dédié
Pour aller plus loin
Secrétariat IA cabinet dentaire
Ce qu’un assistant téléphonique IA gère dans un cabinet dentaire, comment il reconnaît une urgence, et ce qui reste à l’assistante.
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Le déroulé réel d’un appel, l’intégration au logiciel métier, le calendrier de mise en service et les erreurs à éviter.
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Comment un agent vocal IA comprend un patient et agit dans votre logiciel, ce qu’il comprend mal, et les questions à poser avant de choisir.
LireQuestions fréquentes
Comment Vocalyse s’intègre à mon logiciel métier ?
La connexion se fait par interface applicative avec vos outils existants. Aucune migration de données n’est nécessaire, et vos habitudes de travail ne changent pas : les rendez-vous apparaissent dans l’agenda que vous consultez déjà.
Un patient peut-il parler à quelqu’un du cabinet ?
Oui, à tout moment. L’appel est transféré vers la ligne de votre choix, et lorsque la demande sort du périmètre confié à l’IA, un message vous est transmis avec la transcription de l’échange.
Combien de temps prend la mise en service ?
Quelques jours. Nous paramétrons vos motifs de consultation, vos durées de rendez-vous, vos règles de tri et la liste des actes que l’IA a le droit de traiter seule.
Que se passe-t-il en cas d’urgence ?
La situation est identifiée pendant l’appel, sur ce que dit le patient, et transférée immédiatement à la personne que vous avez désignée. Vous décidez à l’avance de ce qui constitue une urgence pour votre spécialité.
Où sont hébergées les données ?
En France, chez un hébergeur de données de santé, avec des accès tracés. Les enregistrements ne servent jamais à entraîner un modèle.
Quelle différence entre un accueil téléphonique IA et un répondeur ?
Un répondeur enregistre un message que le cabinet doit écouter puis rappeler. L’accueil téléphonique IA d’un cabinet médical ou d’un établissement de santé décroche, comprend la demande et la traite pendant l’appel : le rendez-vous est écrit dans l’agenda, la question reçoit sa réponse, l’urgence est transférée.
Faut-il changer de numéro de téléphone ?
Non. Votre numéro reste le vôtre. Nous intervenons sur le routage des appels, sans que vos patients aient quoi que ce soit à retenir de nouveau.
Une démonstration de 15 minutes.
Sur vos motifs de consultation, votre agenda et votre logiciel métier. Laissez vos coordonnées, nous vous rappelons.