Le standard d’un établissement traite des appels qui n’ont presque rien en commun : un rendez-vous de consultation, une question d’admission, une famille qui cherche un patient, un confrère qui adresse. Le premier travail est de trier.
Mis à jour le
Consultations, admissions, visites, transmissions entre confrères : un même numéro reçoit tout, et chaque type suit un circuit distinct.
Une famille qui n’arrive pas à joindre l’établissement, c’est une inquiétude qui se transforme en appel répété, donc en volume supplémentaire.
Chaque service a ses horaires, ses modalités d’accès et ses interlocuteurs. Orienter correctement dès le premier appel évite les transferts en cascade.
2 962
Au téléphone
L’assistant téléphonique IA prend en charge les demandes courantes adressées à une clinique ou à un hôpital. Vous décidez motif par motif de ce qu’il traite seul et de ce qui vous revient. Rien n’est confié par défaut.
Plusieurs appels sont pris en même temps, personne n’est mis en attente, et chaque demande est écrite dans vos outils au lieu de rester un message à rappeler.
L’urgence d’abord, et jamais d’évaluation médicale. Situation urgente ou demande d’un prescripteur : l’appel sort du circuit habituel et suit la consigne que l’établissement a fixée, sans que l’IA ne pose la moindre évaluation médicale.
L’organisation d’un établissement ne ressemble à aucune autre. Les services, les circuits d’admission et les règles de transfert sont décrits avec vos équipes puis développés pour votre structure, plutôt que rangés dans un modèle générique.
Les consultations externes d’une clinique ou d’un hôpital ont chacune leurs médecins, leurs durées et leurs pièces à fournir. Un secrétariat IA d’établissement de santé programme dans le bon service, rappelle les documents et la préadmission, et laisse au personnel les demandes qui sortent du cadre.
Avant une intervention programmée, le patient appelle pour savoir quels documents fournir, quand faire sa préadmission et à quelle heure se présenter. La secrétaire IA répond avec les consignes de l’établissement, intervention par intervention, et transmet au service ce qui relève du soin.
Jeudi 9 h 30 vers lundi 14 hdéplacé
Résumé de l’appel
Médecin correspondant qui adresse un patient pour une admission. Demande le service concerné.
Transféré en 6 s · transcription complète jointe
Oui. Vocalyse s’insère dans le routage des appels, en amont ou en débordement du standard, selon ce que vous décidez. Vos numéros ne changent pas.
Non, et c’est un choix de conception. Toute demande portant sur un patient est transmise au service concerné : aucune information n’est communiquée par l’IA.
Il n’y a pas de limite technique. Ce qui compte est la qualité de la description que vous fournissez : plus les circuits sont clairs, plus l’orientation est juste.
Oui. Il traite les appels en parallèle et oriente chacun vers le bon service selon vos règles. Le standard humain garde les appels qui demandent un jugement, et n’a plus à faire patienter les autres.
Oui. Chaque service a ses règles, ses horaires de consultation et ses motifs propres : la secrétaire virtuelle d’un service répond avec ses informations, programme dans son agenda et transmet à son équipe. Pour le patient, le numéro affiché reste unique.
Oui. Il indique le site, le bâtiment et les horaires de chaque service, et oriente l’appel vers le bon interlocuteur selon l’arborescence décrite avec vos équipes.
Appels traités
1 248
+12 %
Appels décrochés
100 %
0 manqué
Rendez-vous pris
312
+8 %
Temps rendu au secrétariat
24 h
ce mois-ci
Confiance
Hébergement certifié HDS, conformité RGPD, accès tracés, authentification du patient avant toute action sur son dossier.
HDS
Hébergeur de données de santé
RGPD
Conformité et registre des traitements
France
Infrastructure opérée en France
Transfert humain
Repli vers votre ligne à tout moment
Métiers proches : télésecrétariat IA pour radiologue · télésecrétariat IA pour laboratoire d’analyses.
À lire : IA et données de santé : trois textes s’appliquent, pas un.
Pour comprendre ce qu’une IA gère dans un secrétariat et ce qui reste humain, voir le secrétariat médical IA. Sur la comparaison avec un télésecrétariat externalisé, voir le télésecrétariat IA médical, et sur la mise en place l’assistant téléphonique IA médical. Sur le fonctionnement de la technologie, voir l’agent vocal IA médical.
Sur vos motifs, votre agenda et votre logiciel métier.
Réserver une démo