Un secrétariat mutualisé encaisse les appels de tous les professionnels de la structure. Le volume ne se répartit pas, il s’additionne, et l’orientation vers le bon praticien devient le vrai travail.
Mis à jour le
Chaque professionnel qui rejoint la structure apporte ses patients et ses appels, sans que le secrétariat grandisse au même rythme.
Le patient ne sait pas toujours qui il doit voir. Une partie de chaque appel consiste à comprendre la demande pour l’adresser au bon professionnel.
Des règles, des durées et des jours de présence différents pour chacun, à tenir simultanément sans se tromper.
Au téléphone
L’assistant téléphonique IA prend en charge les demandes courantes adressées à un centre de santé. Vous décidez motif par motif de ce qu’il traite seul et de ce qui vous revient. Rien n’est confié par défaut.
Plusieurs appels sont pris en même temps, personne n’est mis en attente, et chaque demande est écrite dans vos outils au lieu de rester un message à rappeler.
L’urgence d’abord, et jamais d’évaluation médicale. Situation qui ne peut pas attendre : l’appel est transféré au professionnel de permanence selon l’organisation que vous avez définie pour la structure.
Vocalyse tient les règles de chaque professionnel en parallèle : ses motifs, ses durées, ses jours de présence. Le patient appelle un seul numéro et repart avec un rendez-vous chez la bonne personne.
Dans une maison de santé, le patient appelle pour un médecin, une infirmière, un kinésithérapeute ou une sage-femme. Un secrétariat IA de centre de santé pose les questions qui orientent, puis programme chez le bon professionnel selon ses règles.
Une partie des appels vient de patients qui cherchent un médecin traitant. Le standard téléphonique IA applique la règle de la structure, inscription, information sur les conditions ou orientation, et donne la même réponse à chaque appelant.
Jeudi 9 h 30 vers lundi 14 hdéplacé
Résumé de l’appel
Pas de médecin traitant, fièvre chez un enfant de 3 ans. Parent demande un rendez-vous aujourd’hui.
Transféré en 6 s · transcription complète jointe
L’orientation se fait sur ce que décrit le patient, selon la grille que vous fournissez. Quand la demande reste ambiguë, elle est transmise à votre équipe plutôt que tranchée au hasard.
Oui. Elle prend ce qui déborde, le soir, la pause de midi, les appels simultanés, et laisse à l’équipe les situations qui demandent de connaître les patients. Les deux travaillent sur le même agenda : il n’y a pas deux plannings à réconcilier.
Oui. Il rappelle les patients de chaque professionnel avant leur rendez-vous, obtient une réponse claire et libère les créneaux à temps pour les reproposer.
Oui. Il donne les horaires de chaque professionnel, prend les rendez-vous et transmet les messages, et rappelle les numéros d’urgence quand la situation le demande. Le secrétariat retrouve le matin des demandes déjà traitées ou classées.
Non, elle le décharge. Elle traite les appels répétitifs, prises de rendez-vous, reports, questions d’horaires, et laisse au secrétariat l’accueil physique, les dossiers et les situations qui demandent un jugement.
Appels traités
1 248
+12 %
Appels décrochés
100 %
0 manqué
Rendez-vous pris
312
+8 %
Temps rendu au secrétariat
24 h
ce mois-ci
Confiance
Hébergement certifié HDS, conformité RGPD, accès tracés, authentification du patient avant toute action sur son dossier.
HDS
Hébergeur de données de santé
RGPD
Conformité et registre des traitements
France
Infrastructure opérée en France
Transfert humain
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À lire : Télésecrétariat IA ou externalisé : le seul critère qui tranche.
Pour comprendre ce qu’une IA gère dans un secrétariat et ce qui reste humain, voir le secrétariat médical IA. Sur la comparaison avec un télésecrétariat externalisé, voir le télésecrétariat IA médical, et sur la mise en place l’assistant téléphonique IA médical. Sur le fonctionnement de la technologie, voir l’agent vocal IA médical.
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